Zo herken je een geschikt proces
Een proces is geschikt om te automatiseren als het aan de meeste van deze kenmerken voldoet:
- Het komt vaak terug: dagelijks of wekelijks.
- Het volgt vaste regels die je kunt uitleggen.
- De gegevens staan al ergens digitaal.
- Fouten zijn vervelend of kosten geld.
- Niemand vindt het leuk werk.
Een vuistregel: als je een nieuwe collega in een paar stappen kunt uitleggen hoe het moet, kan software het meestal ook.
Tien processen die zich goed laten automatiseren
-
Aanvragen verwerken
Een formulier of e-mail wordt direct een contact en deal in je CRM, met een taak voor de juiste collega.
-
Offertes maken
Klantgegevens, producten en prijzen worden automatisch ingevuld in je eigen opmaak.
-
Offertes opvolgen
Geen reactie na een paar dagen? Dan gaat er vanzelf een herinnering uit.
-
Facturen versturen
Uren, orders of werkbonnen worden een factuur op het moment dat het werk klaar is.
-
Inkoopfacturen boeken
Pdf’s worden uitgelezen en klaargezet in je boekhouding.
-
Betalingen nalopen
Betalingen worden aan facturen gekoppeld en openstaande posten krijgen een herinnering.
-
Webshoporders doorzetten
Bestellingen gaan naar je boekhouding, je voorraad en je vervoerder.
-
Klanten of medewerkers inwerken
Eén akkoord zet dossier, toegang, welkomstmail en checklist klaar.
-
Planning en werkbonnen
Een opdracht wordt een afspraak in de planning en een werkbon op de telefoon van de monteur.
-
Rapportages samenstellen
Cijfers uit verschillende systemen staan elke week of maand vanzelf in één overzicht.
Waar begin je?
Maak een lijstje van de taken die elke week terugkomen en schat per taak hoeveel tijd erin gaat zitten. Vermenigvuldig dat met het aantal keren per maand. De taak die bovenaan komt, is meestal de beste eerste kandidaat.
Let daarbij ook op ergernis. Een taak die weinig tijd kost maar waar steeds fouten in sluipen, of die altijd blijft liggen, kan net zo veel opleveren als de grootste tijdvreter.
Begin met één proces. Werkt dat goed, dan heb je meteen een basis waar de volgende automatisering op kan aansluiten.