Waar hangt de prijs van af?
-
De kwaliteit van de API’s
Hebben beide programma’s een goed gedocumenteerde API, dan gaat het bouwen snel. Is de aansluiting beperkt of ontbreekt hij, dan is er meer werk nodig.
-
Het aantal gegevensstromen
Alleen facturen doorzetten is eenvoudiger dan facturen, klanten, producten en betalingen in beide richtingen gelijk houden.
-
Uitzonderingen en regels
Verschillende btw-tarieven, kortingen, creditfacturen: elke uitzondering moet worden uitgedacht, gebouwd en getest.
-
Foutafhandeling
Een goede koppeling merkt het als er iets misgaat, probeert het opnieuw en waarschuwt je. Dat kost bouwtijd, maar voorkomt dat gegevens ongemerkt verdwijnen.
Kant-en-klaar of maatwerk?
Voor veel combinaties van bekende pakketten bestaat een standaardkoppeling, soms gratis, soms voor een maandbedrag. Past die bij hoe jullie werken, dan is dat bijna altijd de goedkoopste keuze.
Maatwerk is duurder in aanschaf, maar doet precies wat je nodig hebt. Het loont vooral als de standaardkoppeling velden mist, verkeerd boekt, of als je er elke maand met de hand achteraan moet.
Eenmalige en doorlopende kosten
Bij een koppeling op maat betaal je eenmalig voor het bouwen. Bij Codastra begint dat bij €750 excl. btw; hoe meer gegevensstromen en uitzonderingen, hoe hoger de prijs. Je krijgt vooraf een offerte met een vaste prijs.
Daarnaast kunnen er doorlopende kosten zijn:
- Hosting van de koppeling: meestal een klein bedrag per maand.
- Abonnementen: sommige pakketten rekenen extra voor toegang tot hun API.
- Onderhoud: aanpassingen als een van de programma’s verandert.
Zo houd je de kosten laag
- Begin met één gegevensstroom, bijvoorbeeld alleen facturen, en breid later uit.
- Leg vooraf vast welke uitzonderingen echt nodig zijn en welke je met de hand kunt blijven doen.
- Zorg dat je gegevens op orde zijn: dubbele klanten en lege velden kosten bouwtijd.
- Vraag om een vaste prijs in plaats van een uurtarief zonder bovengrens.
Wanneer verdient een koppeling zich terug?
Reken het uit met je eigen cijfers. Kost het overtypen nu drie uur per week, dan is dat ruim 150 uur per jaar. Zet daar je interne uurtarief tegenover en je ziet snel of de koppeling zich binnen een paar maanden of pas na jaren terugverdient.
Tel daar de fouten bij op die je niet meer hoeft te herstellen, en de facturen die eerder de deur uit gaan. Die winst is lastiger in een getal te vangen, maar vaak net zo groot.