Wanneer is Excel prima?
Excel is uitstekend voor rekenwerk, analyses en lijstjes die één persoon bijhoudt. Is een spreadsheet overzichtelijk, werkt er maar één iemand tegelijk in en hangt er geen kritiek proces aan, laat hem dan vooral zo.
Signalen dat Excel knelt
- Meerdere mensen werken in hetzelfde bestand en overschrijven elkaars werk.
- Er bestaan versies met namen als "planning definitief v3 nieuw".
- Gegevens worden overgetypt van of naar een ander programma.
- Eén collega begrijpt de formules, en niemand anders durft eraan te komen.
- Een fout in een cel heeft al eens tot een verkeerde factuur of bestelling geleid.
Herken je er twee of meer, dan is het tijd om verder te kijken.
Optie 1: Excel automatiseren
Soms hoeft de spreadsheet niet weg, maar wel het handwerk eromheen. Gegevens uit je boekhouding of CRM kunnen automatisch in het bestand worden gezet, en andersom kan een rij in Excel vanzelf een factuur of order worden. Voor bedrijven met Microsoft 365 kan dat vaak met Power Automate; in andere gevallen met een koppeling op maat.
Dit is de snelste en goedkoopste stap, en geschikt als de spreadsheet zelf goed werkt.
Optie 2: Excel vervangen
Is de spreadsheet uitgegroeid tot een compleet systeem, met tabbladen voor klanten, planning en facturatie, dan is vervangen verstandiger. Dat kan door een bestaand pakket, of door een eenvoudige applicatie op maat die doet wat jullie spreadsheet deed, maar dan met meerdere gebruikers, rechten en controle op de invoer.
Het voordeel van maatwerk is dat de manier van werken gelijk blijft. Collega’s herkennen hun eigen proces terug, alleen zonder de risico’s.
Zo maak je de overstap
-
Breng in kaart wat de spreadsheet doet
Welke gegevens gaan erin, wie gebruikt hem en wat komt eruit?
-
Kies één onderdeel
Begin met het deel dat de meeste fouten of het meeste handwerk oplevert.
-
Draai een tijdje naast elkaar
Houd de spreadsheet aan tot het nieuwe systeem zich bewezen heeft.
-
Zet de oude gegevens over
Importeer de historie, zodat niemand terug hoeft naar het oude bestand.